Saat menerima email dari HRD ada banyak jenisnya yang bisa yang masuk ke email Anda. Email dari HRD tersebut perlu dibalas dengan baik yaitu dengan menggunakan bahasa yang sopan dan juga sebaiknya tidak mengulur waktu. Anda bisa membalasnya dengan segera, di jam kerja, dan juga menggunakan form yang tepat dan profesional untuk cara membalas email HRD. Adapun untuk jenis email yang diterima dan cara membalasnya agar sopan dan profesional adalah sebagai berikut:
1. Membalas email panggilan interview
Jenis email pertama yang bisa diterima dari HRD adalah panggilan interview. Ketika melamar pekerjaan, maka Anda perlu mengecek email Anda setiap waktu agar tidak ketinggalan panggilan interview yang didapatkan. Email tersebut berisi mengenai panggilan interview yang dilakukan di perusahaan di waktu dan tempat yang telah ditentukan oleh perusahaan. Sehingga untuk balasan email tersebut bisa dengan mengkonfirmasi panggilan interview yang didapatkan tersebut. Anda bisa memberikan konfirmasi bahwa bisa menghadiri panggilan interview yang terima. Selain itu juga tanyakan mengenai data yang dibutuhkan untuk dibawa ketika interview, sehingga akan bisa membawa berkas penting yang dibutuhkan saat interview. Jangan lupa untuk memperhatikan form yang tepat dan bahasa yang profesional untuk mengkonfirmasi panggilan interview yang Anda dapatkan.
2. Membalas ketika menolak panggilan interview
Ketika mendapatkan panggilan interview, ada juga skenario ketika harus menolak panggilan interview tersebut. Cara membalas email HRD ketika menolak interview sendiri masih menggunakan langkah dan hal yang perlu diperhatikan seperti sebelumnya. Di mana pastikan untuk tetap membalas email tersebut untuk memberikan konfirmasi bahwa Anda harus menolak tawaran interview yang didapatkan. Gunakan bahasa yang sopan dan sertakan dengan alasan dan permintaan maaf ketika tidak bisa untuk memenuhi panggilan tersebut. Anda juga bisa untuk menawarkan kandidat lainnya yang sesuai dengan kualifikasi untuk bisa mengganti kehadiran Anda karena tidak bisa untuk menghadiri panggilan interview yang didapatkan.
3. Membalas ketika ingin mengubah jadwal
Masalah juga bisa timbul ketika jadwal interview yang didapatkan akan bertabrakan dengan jadwal lain yang dipunyai atau ada halangan lainnya. Seperti ketika ada hal yang penting dan dadakan terjadi seperti sakit maka Anda bisa untuk mengirimkan email dengan mengubah jadwal. Seperti ketika Anda perlu untuk menyiapkan waktu untuk interview karena berada di luar kota sehingga tidak sampai di jadwal interview yang telah ditentukan oleh HRD. Maka Anda bisa untuk meminta jadwal pengubahan interview dengan sopan. Apabila hal tersebut dilakukan akan bisa membuat Anda menjalankan interview di waktu lainnya.
4. Membalas email ketika telat membaca email panggilan interview
Hal yang penting diperhatikan ketika melamar email adalah selalu mengecek email masuk, sehingga tidak akan terjadi hal yang bisa dihindari yaitu telat membaca email panggilan interview. Akan tetapi ketika telah membaca email panggilan interview yang didapatkan, hal yang perlu dilakukan selanjutnya adalah dengan tetap membalas email tersebut. Anda bisa memberikan alasan bahwa Anda kehilangan jejak sehingga dari email karena masuk ke spam atau terlewat yang membuat email tidak terbaca. Di dalam email balasan yang dibuat, Anda bisa menyampaikan permintaan maaf dan harapan untuk bisa mendapatkan kesempatan untuk bisa mendapatkan jadwal interview yang baru.
5. Membalas email untuk menerima tawaran kerja
Anda juga bisa mendapatkan email tawaran kerja yang diberikan oleh perusahaan. Sehingga ketika tertarik maupun tidak tertarik dengan email tersebut tetap harus dibalas dengan sopan. Bagi yang tertarik dengan pekerjaan yang ditawarkan bisa dengan melakukan negosiasi mengenai gaji, tunjangan, dan benefit yang didapatkan. Anda juga perlu untuk mengetahui informasi mengenai hari pertama kerja dan informasi lainnya yang diperlukan agar siap untuk bekerja di perusahaan.
Selain jenis tersebut yang mempunyai cara membalas email HRD yang sopan dan profesional, masih ada banyak jenis email lainnya yang bisa didapatkan dari HRD. Agar membuat lamaran pekerjaan Anda menarik, bisa dengan melengkapinya menggunakan sertifikat seperti yang didapatkan dari Prasmul-ELI. Sertifikat yang diakui dan diterima di banyak tempat tersebut akan membantu untuk membuat CV dan lamaran yang Anda buat lebih menarik dan meyakinkan HRD.